Prechod z papierovej na elektronickú registratúru - čo všetko treba pripraviť

5.38 Prechod z papierovej na elektronickú registratúru – čo všetko treba pripraviť

JUDr. Jakub Pavčík

Elektronická registratúra je čoraz aktuálnejšou témou pre obce, mestá, školy aj štátne inštitúcie. Cieľom nie je len „mať dokumenty v počítači”, ale vytvoriť funkčný, prehľadný a zákonný systém správy dokumentácie v elektronickej forme. Takýto systém musí spĺňať požiadavky nielen zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach, ale aj zákona o e-Governmente, zákona o kybernetickej bezpečnosti a GDPR. Prechod z papierovej na elektronickú registratúru preto vyžaduje systematickú prípravu, analýzu procesov a správne nastavenie kompetencií a technológií.

Prvým krokom by mala byť analýza súčasného stavu registratúry. Organizácia by si mala položiť otázky: Máme zavedený registratúrny poriadok a plán? Vieme, aké druhy dokumentov vytvárame a aké majú lehoty…