Registratúra a tvorba spisu

5.12 Registratúra a tvorba spisu

JUDr. Jakub Pavčík

Pri riešení problematiky registratúry často narážame na vytváranie a tvorbu tzv. spisov.

Spis tvorí spisový obal, registratúrne záznamy patriace doň a obsah spisu. O zaradení registratúrneho záznamu do už existujúceho spisu alebo o otvorení nového spisu rozhodne spracovateľ. Zaradenie registratúrneho záznamu do existujúceho spisu alebo otvorenie nového môže v prípade potreby vykonať aj správca registratúry, respektíve ekonóm alebo iný zodpovedný zamestnanec. Číslo spisu, zložky, označenie kalendárneho roku, poradové číslo z denníka spisov alebo inej systematickej evidencie – agendového systému. Číslo spisu môže obsahovať aj iné znaky charakterizujúce skutočnosti súvisiace so spisom, napríklad kód spracovateľa spisu.

Poverený pracovník odovzdá záznam vedúcemu zamestnancovi organizačného útvaru, ktorý určí spracovateľa a prípadne rozhodne, či je záznam…