Základné pravidlá registratúry

5.5 Základné pravidlá registratúry

JUDr. Jakub Pavčík

Uchovávanie, ochranu a vyraďovanie písomností upravuje zákon č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach. Každá spoločnosť je povinná zistiť, či musí alebo nemusí vypracovať registratúrny poriadok alebo registratúrny plán.

V prípade, ak spoločnosť nemusí vypracovať registratúrny plán alebo poriadok, javí sa ako vhodné riešenie zavedenie internej smernice pre zamestnancov, ktorí akýmkoľvek spôsobom prichádzajú do styku s písomnosťami spoločnosti. Interná smernica následne slúži na zabezpečenie jednotného postupu všetkých útvarov spoločnosti pri manipulácii s písomnosťami.

Prijímaním a odosielaním zásielok by mal byť poverený konkrétny zamestnanec, napríklad asistentka. Prijaté písomnosti účtovnej povahy a elektronicky doručené faktúry by mala odovzdať na účtovné oddelenie a ostatné zásielky príslušným zamestnancom, ktorí sú zodpovední za správne…